10 vấn đề nổi bật về “Hóa đơn điện tử” mà doanh nghiệp phải biết

1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp từ 01/11/2020

Các doanh nghiệp phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01/11/2020. Cụ thể, việc sử dụng hóa đơn của các cơ sở kinh doanh từ 01/11/2018 đến 01/11/2020 được thực hiện như sau:

– Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước 01/11/2018 thì: được tiếp tục sử dụng.

– Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước trước ngày 01/11/2018 thì: được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020: trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

– Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì: cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 (nêu trên).

2. Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Các nội dung hướng dẫn về: khởi tạo hóa đơn điện tử; hình thức gửi, lưu file và định dạng hóa đơn điện tử; chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy; về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử và việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.

3. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót

Nội dung hướng dẫn về cách xử lý hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót trong các trường hợp: hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót hoặc đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót …

4. Giải đáp vướng mắc về Chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử

Hiện nay, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử trên thực tế đã xảy ra nhiều vướng mắc về chữ ký của người mua, điển hình như:

Có nhiều đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của người mua và cũng không có chứng từ nào kèm theo như hợp đồng…thì hóa đơn như vậy có lệ không? Và để được miễn chữ ký của người mua thì doanh nghiệp có cần gửi công văn lên Cục thuế để được xin miễn không hay mặc định thấy thỏa mãn điều kiện thì tự động áp dụng?

Xem giải đáp chi tiết tại đây.

5. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan thuế

Các nội dung phân biệt về: định nghĩa; đối tượng sử dụng; cách đăng ký sử dụng; cách lập hóa đơn; cấp mã hóa đơn; phương thức gửi và nhận hóa đơn cũng như cách xử lý sai xót về hóa đơn điện tử.

6. Phân biệt giữa Bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử?

Sự khác nhau giữa bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử hay hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được thể hiện qua những đặc trưng cơ bản như: về bản chất (đều là thông điệp của hóa đơn điện tử được thể hiện ra giấy nhưng đó KHÔNG PHẢI LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ) hay khác nhau về việc quản lý bản in/quản lý hóa đơn chuyển đổi; về nội dung và về mục đích sử dụng …

7. Phân biệt sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Trong phạm vi bài viết này, sẽ cung cấp đến quý thành viên cách phân biệt được: trường hợp nào là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, trường hợp nào là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn và cách xử lý vi phạm trong các trường hợp này.

8. Hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì: kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT- BTC.

Lưu ý: Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

9. Nhiều doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử không có mã

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực sau đây được xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như:

– Lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch;

-Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế;

– Kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực trên nhưng thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

10. Tổng hợp các biểu mẫu dùng cho DN sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì 07 biểu mẫu cần có khi sử dụng hóa đơn điện tử; bao gồm:

TH